Personligt brev: exempel, struktur och rätt längd

Under mitt första år som inköpare sänkte jag kostnaden för inköpen från våra tio största leverantörer med 6 procent, utan att leveranssäkerheten blev sämre. Det är den sortens resultat jag vill fortsätta leverera som strategisk inköpare hos [Företag], som [vad företaget gör just nu, till exempel bygger ut produktionen].

När jag tog över leverantörsansvaret 2022 låg avtalen utspridda i mejlkorgar och pärmar, och flera förlängdes automatiskt till gamla priser. Jag samlade alla 140 avtal i ett gemensamt register med påminnelser, rangordnade leverantörerna efter volym och började omförhandla med de tio största. Inom ett år var kostnaden 6 procent lägre. Samtidigt införde jag kvartalsvisa uppföljningsmöten, och andelen leveranser i rätt tid steg från 88 till 96 procent. Det lärde mig att de största besparingarna sällan kommer från själva förhandlingen, utan från att veta exakt vad man redan har skrivit under.

Det som lockar mig hos [Företag] är [ett konkret skäl: en produkt, ett projekt eller ett värde från er webbplats eller annonsen]. I annonsen skriver ni att ni vill [det annonsen betonar, till exempel ha färre leverantörer och längre samarbeten med dem som blir kvar]. Det är just det arbetet jag har gjort i mindre skala, och jag vill gärna göra det med en större inköpsvolym. Från första dagen kan jag ta ansvar för avtalsuppföljningen, och inom några månader lägga fram en plan för [mål som nämns i annonsen]. Jag trivs bäst när inköp, produktion och ekonomi drar åt samma håll, och jag är van att förklara siffrorna för alla tre.

Jag berättar gärna mer om hur jag arbetar med leverantörsuppföljning och visar hur avtalsregistret är uppbyggt. Tack för att du tog dig tid att läsa mitt brev.

Under min praktik på en redovisningsbyrå tidigare i år hittade jag två dubbelbetalda fakturor på sammanlagt 14 000 kronor vid en vanlig avstämning. Då förstod jag att det är just den sortens noggranna arbete jag vill arbeta med. Därför söker jag tjänsten som ekonomiassistent hos [Företag], som [vad företaget gör, i en mening].

Praktiken var tio veckor lång. Jag bokförde löpande verifikationer för åtta småföretag i Fortnox och stämde av kund- och leverantörsreskontran inför kvartalsskiftet. Det var där jag hittade fakturorna, och kunden kunde få tillbaka pengarna innan kvartalet stängdes. Eftersom samma frågor dök upp hos varje ny kund skrev jag också en checklista för månadsavstämningen. Den använder byrån i dag för alla nya kunder. Jag lärde mig dessutom att hellre fråga en gång för mycket än att gissa, och att alltid skriva ner varför en post har ändrats.

[Företag] lockar mig eftersom [ett konkret skäl: en produkt, ett projekt eller ett värde från er webbplats eller annonsen]. I annonsen söker ni [det annonsen efterfrågar, till exempel någon som är noggrann och trivs med siffror och rutiner]. Det stämmer med det jag gjorde under praktiken, och med tre år som extrapersonal i kassan, där jag stämde av dagskassan vid stängning. Jag vill gärna börja med den löpande bokföringen och med tiden ta mer ansvar i bokslutsarbetet. Fortnox och Excel kan jag redan, och jag lär mig gärna [affärssystem som nämns i annonsen].

Jag visar gärna checklistan jag tog fram och berättar mer om praktiken. Jag kan börja med kort varsel. Tack för att du tog dig tid att läsa mitt brev.

I fem år har jag varit butikschef i en klädbutik där allt fler kunder handlar på nätet och hämtar i butiken. Det är i det mötet mellan webb och butik jag vill arbeta, och därför söker jag tjänsten som e-handelskoordinator hos [Företag], som [vad företaget gör, i en mening].

När vi började med hämtning i butik låg paketen utan ordning på lagret, och kunderna fick ofta vänta tio minuter eller mer. Jag gjorde om en del av lagret till en hämtyta sorterad efter ordernummer, lärde personalen att skicka ett sms så fort paketet var på plats och följde upp väntetiden varje vecka. Efter tre månader var den nere på under två minuter, och var femte kund som hämtade ett paket köpte något mer i butiken. Det visade mig hur mycket en enkel rutin betyder för hur kunden upplever hela köpet.

[Företag] lockar mig eftersom [ett konkret skäl: en produkt, ett projekt eller ett värde från er webbplats eller annonsen]. Jag vet vad som händer när rätt vara inte finns på rätt plats för en webbeställning, och jag vet vad kunderna frågar när något inte stämmer. Från butiken är jag också van att samordna personal, leverantörer och scheman på samma gång, och jag lär mig snabbt nya kassa- och lagersystem. Inför bytet har jag gått [kurs eller utbildning inom e-handel], och nu vill jag använda det jag har lärt mig på heltid.

Jag berättar gärna mer om hur vi byggde upp hämtningen i butiken och visar hur vi mätte väntetiden. Tack för att du tog dig tid att läsa mitt brev.